04.03.2020 | Michael Salat
Nur weil Sie nicht im selben Raum sind, heißt das noch lange nicht, dass Sie nicht eine tolle persönliche Face2Face Erfahrung in einem Meeting haben können.
In einem physischen Konferenzraum würden Sie sich gegenseitig sehen, Notizen schreiben, reden, Inhalte austauschen und eine Tafel benutzen.
Mit WEBEX haben Sie das virtuelle Äquivalent zu all diesen Aktivitäten.
Und das kostenlos! Einfach dem Link folgen http://cs.co/webexremotework
Überprüfen Sie Ihren Hintergrund
Widmen Sie Ihrem „Home Office“ einen Raum, der ergonomisch, komfortabel und produktiv ist. Vermeiden oder entfernen Sie jegliches Durcheinander im Hintergrund, das andere in einer Besprechung ablenken könnte. Versuchen Sie, sich mit dem Blick auf ein Fenster für natürliches Licht auszurichten oder eine Lampe in der Nähe zu haben, damit man Sie auch auf Videos abends deutlich sehen kann. Oder zaubern Sie sich mittels Greenbox bei Webex Endgeräten einen tollen Hintergrund wie in einem 5* Hotel
Minimieren Sie Ablenkungen bei Besprechungen
Einige Hintergrundgeräusche sind in Wohnungen unvermeidlich. Selbst bei geschlossenen Türen lassen sich Geräusche am besten dadurch vermeiden, dass Sie sich stumm schalten (mute), wenn Sie nicht gerade sprechen. Wenn es nötig ist bitten Sie um einen Moment Geduld, um die Lärmquelle anzusprechen, damit sie sich wieder voll konzentrieren können.
Kopfhörer aufsetzen für Erfolg
Die Stummschaltung in der Webex Session wird nicht verhindern, dass Geräusche aus Ihrer eigenen Umgebung Sie selbst ablenken. Die Investition in lärmunterdrückende Kopfhörer (Noise Cancellation) oder ein gutes Headset ist eine Möglichkeit, sich auf die anstehenden Aufgaben besser zu konzentrieren. Fragen Sie wie sie kostengünstigst an die Webex 730er BlueTooth Headsets ranzukommen.
Ich kümmere mich um mich
Der Aufenthalt im Büro bringt es mit sich, mit Kollegen Kaffee zu holen und Pausen zu machen. Ohne persönliche soziale Interaktion daheim ist es leicht, stundenlang durchzumachen, so wie man dies im Büro nie machen würde. Nehmen Sie sich regelmäßig Auszeiten, um Ihren Körper zu strecken und in virtuellen Kaffee-Chats via Webex Teams mit den Kollegen zwischen den angesetzten Meetings zu plaudern.
Video ist so eine Sache
Persönlich sind die Leute mit Video automatisch engagierter, da man Ihre Reaktionen sehen kann. Video-Conferencing kann zwar zunächst einschüchternd wirken, aber Ihr Team wird sich bald daran gewöhnen, das eigene Videobild in interaktiven Diskussionen anzuzeigen. Seien Sie mutig und schalten Sie bei jeder Besprechung das Video ein. Übrigens kann Webex bis zu 25 HD Videos gleichzeitig am Schirm darstellen.
Dann beginnen Sie mit einem 1:1-Chat. In einem Büro beginnt die Beantwortung einer Frage damit, dass man sich umschaut wer frei ist und einem weiterhelfen könnte.
Genauso geht das in Webex wenn Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kollegen ganz leicht online überprüfen. Selbst wenn dieser gerade in einem aktiven Gespräch ist kann man bei entsprechender Dringlichkeit durch eine Chat-Nachrichten die Konversation beginnen. Und wenn Sie diese dann zu einem Live-Anruf eskalieren müssen, klicken Sie einfach auf das grüne Anrufsymbol in Webex oder geben Sie die Details Ihres persönlichen Besprechungsraums (PMR) an die Person weiter.
So wie bei persönlichen Ad-hoc-Teambesprechungen alle Personen, die gerade frei sind, gleichzeitig an einem physischen Ort zusammenkommen, verbindet ein Team-Anruf in Webex Ihre Truppe virtuell, indem jedes Mitglied – egal auf welchem Gerät die Person gerade tätig ist – gleichzeitig angerufen wird.
Bei Webex-Sitzungen ist Ihr persönlicher Besprechungsraum (=PMR) genau wie Ihr persönlicher Arbeitsplatz. Die URL bleibt immer dieselbe, so dass Sie diese einfach in der Email Signatur oder auf Visitkarten an Ihre Mitarbeiter, Kunden und Partner kommunizieren können. Im Handumdrehen trifft man sich dann im virtuellen Raum. Keine Meeting ist vorab kompliziert aufzusetzen und die langen Meetingnummern auszutauschen – ein für sich sprechender, ganz leicht zu merkender Web Link ist der Türöffner. Und haben Sie Aufzeichnungen bzw Notizen im Meeting getätigt dann können diese an zeitlich verhinderte Personen im Nachgang weitergegeben werden.
Die Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit in einer virtuellen Besprechung ist nicht anders als in einer persönlichen. Die gemeinsame Nutzung Ihres Bildschirms oder Ihrer Präsentation und die Verwendung von Anmerkungen zu den Inhalten hilft den Teilnehmern, sich besser einzubringen und Ihren Tagungs-Punkten aufmerksamer zu folgen.
Genau wie in einem physischen Büro – der Austausch von Ideen auf einem Flipchart ist ein wichtiger Teil der Zusammenarbeit. In einer virtuellen Besprechung ist es sogar noch besser! Denn im realen Leben riskieren Sie, dass das Blatt Papier überschrieben oder gar weggeworfen wird. Wenn Sie aber ein virtuelles Whiteboard (=Tafel, Flipchart) erstellen, können Sie sicher sein, dass Ihre Ideen gespeichert werden, und Sie später dort weitermachen können, wo Sie zuletzt aufgehört haben.
